Tài chính ứng dụng #1: Quản trị dòng tiền – Chuyện sống còn của doanh nghiệp

“Chúng tôi chỉ tập trung vào báo cáo lãi/lỗ mà không thảo luận thường xuyên về chủ đề dòng tiền. Chuyện đó cũng hệt như chúng tôi lái xe mà chỉ lo xem đồng hồ tốc độ, còn thực tế là xe sắp hết xăng.”

Đó chính là phát biểu của Michael Dell – Nhà sáng lập kiêm CEO của thương hiệu máy tính DELL – về tầm quan trọng của dòng tiền đối với doanh nghiệp. Hiện nay khi nói đến dòng tiền, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn giữa hai khái niệm: tiền mặt và lợi nhuận. Họ đinh ninh lợi nhuận trong báo cáo chính là tiền mặt doanh nghiệp có được.

Tuy nhiên, lợi nhuận không nhất thiết phải là tiền mặt, nó có thể nằm trong những khoản phải thu. Chẳng hạn: khách hàng mua của bạn một lô hàng trị giá 1.000 USD, chi phí cho lô hàng đó là 400 USD, vậy bạn lời được 600 USD; nhưng số tiền 1.000 USD khách hàng chưa thanh toán ngay dù họ đã nhận hàng, họ sẽ thanh toán sau 90 ngày nữa. Theo nghiệp vụ kế toán, khi khách đã nhận được hàng, con số doanh thu, chi phí, lợi nhuận được cập nhật ngay vào sổ sách, nhưng tiền mặt thì phải 90 ngày sau mới thực đến tay bạn.

Do đó, lợi nhuận chưa hẳn phản ánh đúng thực lực về tiền mặt. Nguyên nhân thiếu tiền mặt khá đa dạng: khách hàng chậm thanh toán, hàng tồn kho quá nhiều, thanh toán quá sớm cho đối tác… Khi thiếu tiền mặt, bạn khó thể thanh toán các chi phí ngắn hạn: tiền điện, nước, mặt bằng, nhà kho, phân xưởng… bởi các chi phí này bắt buộc phải thanh toán bằng tiền mặt, bạn không thể trả bằng sản phẩm hay gán nợ cho khách hàng. Có lẽ vì vậy mà người Anh có câu “Cash is King” – Tiền mặt là vua.

Muốn có dòng tiền mặt tốt, bạn phải quản lý nó. Vậy quản lý tiền mặt là gì? Quản lý tiền mặt là thu thập, theo dõi, kiểm soát sự biến động lượng tiền mặt và dự trù giải pháp nhằm đảm bảo công ty luôn có đủ lượng tiền mặt trong vận hành.

Tiền mặt của công ty là một dòng chảy biến động, bạn vừa thu vào và vừa chi ra. Quản lý tốt dòng tiền giúp bạn:

Phát triển nhanh và bền vững: khi dồi dào tiền mặt, bạn không phải lo đối phó với các chi phí ngắn hạn; đồng thời có sẵn lượng tiền để mở rộng đầu tư cho các dự án trước mắt.
Duy trì các hoạt động cơ bản: bạn thoải mái chi trả cho các chi phí định kỳ tháng/quý, như: lương nhân viên, tiền điện, nước, mặt bằng… Chúng không thể gây khó khăn cho bạn.

Dự phòng các tình huống khẩn cấp: trong cuộc sống cũng như kinh doanh, không ai học được chữ “ngờ”. Lượng tiền mặt dư dả giúp bạn hoá giải, vượt qua những rủi ro bất ngờ ập đến như bệnh dịch COVID-19.

Tăng sức mạnh đàm phán: Có sẵn tiền mặt, bạn sẽ không phải ngại… thanh toán sớm. Với bạn, thanh toán chậm là tốt, còn với đối tác của bạn, họ sẽ luôn mong bạn thanh toán nhanh. Bạn có thể thanh toán nhanh cho họ để đổi lại những lợi ích hay ưu đãi khác, hoặc nếu đối tác đó quan trọng với bạn, bạn sẽ dễ chiếm cảm tình họ hơn bằng cách thanh toán ngay.

Mở rộng và nắm bắt cơ hội: lựa chọn đúng cơ hội đầu tư đã khó, nhưng đủ tài lực để theo đuổi đầu tư càng khó hơn. Cuộc đầu tư nào cũng cần bạn chi ra trước một lượng tiền mặt, vì vậy, tiền mặt càng nhiều, bạn càng dễ đầu tư.

Quy trình quản lý dòng tiền

Để quản lý tiền mặt hiệu quả, chúng ta có thể áp dụng quy trình gồm 9 bước sau đây:

Bước 1 – Xây dựng thủ tục nhận thanh toán: Bạn xây dựng các quy trình, điều khoản, thủ tục quy định cách thức và thời hạn khách hàng thanh toán cho bạn, kể cả các giải pháp xử lý khi khách hàng hạn quá hạn thanh toán. Tất cả thủ tục này phải được viết thành văn bản rõ ràng, minh bạch, chặt chẽ, đồng thời truyền đạt cho khách hàng trong quá trình giao tiếp. Mục tiêu của bước này là giúp bạn kiểm soát nguồn tiền vào với thời hạn cụ thể; nếu không có thời hạn rõ ràng, bạn sẽ không thể dự trù lượng tiền mặt cho các hoạt động của mình.

Bước 2 – Dự báo doanh thu định kỳ: Dự báo doanh thu theo định kỳ (tuần, tháng…) để dự trù lượng tiền mặt trong thời gian sắp tới. Việc dự báo càng sát thực tế càng tốt. Dựa trên cơ sở bước 1, bước 2 này giúp bạn ước lượng lượng tiền mặt thu vào trong thời gian sắp tới.

Bước 3 – Xây dựng thủ tục thanh toán: Bạn xây dựng các quy trình, điều khoản, thủ tục quy định cách thức và thời hạn bạn thanh toán cho các nhà cung ứng và đối tác; mục tiêu là đảm bảo sao cho bạn có đủ thời gian thanh toán – tránh tình trạng: tiền chưa vào đã phải chi ra.

Bước 4 – Cân bằng tồn kho: Lượng hàng tồn kho quá lớn khiến bạn đọng vốn hay thậm chí thiếu tiền mặt. Tuy nhiên, tồn kho quá thấp khiến bạn không đủ sản phẩm bán cho khách hàng, mất cơ hội tăng doanh thu, độ nhận diện thương hiệu cũng như khiến khách hàng thất vọng. Do đó, tồn kho bao nhiêu, trong thời gian bao lâu là 2 điều quan trọng để cân bằng lượng tiền mặt.

Bước 5 – Kiểm soát chi tiêu: Bạn xây dựng các quy trình, tiêu chuẩn, thủ tục nhằm kiểm soát việc chi tiêu hợp lý, giảm thiểu các chi phí thừa thãi, hay kém hiệu quả. Bước này giúp bạn tránh thất thoát tiền mặt.

Bước 6 – Giảm chi phí thừa: Bạn cần thường xuyên rà soát và đánh giá lại các chi phí hiện tại xem mức độ hiệu quả ra sao, cắt bỏ các khoản chi không cần thiết và giảm thiểu những khoản chi quá mức.

Bước 7 – Xây dựng và đọc báo cáo tài chính: Có 3 báo cáo tài chính quan trọng đối với chủ doanh nghiệp: bảng cân đối kế toán, báo cáo dòng tiền và báo cáo lời lỗ (P/L). Các báo cáo này phản ánh rõ ràng tình trạng lượng tiền mặt của bạn.

Bước 8 – Phát hiện rủi ro tiềm ẩn: Thường xuyên thu thập, lắng nghe những thông tin có ý nghĩa quan trọng về dòng tiền mặt. Ví dụ: một khách hàng lâu năm của bạn sắp sửa giảm quy mô kinh doanh, họ sẽ mua ít sản phẩm từ bạn hơn, đồng nghĩa dòng tiền vào của bạn sẽ giảm; tương tự, tỉ lệ hối đoái, chính sách nhà nước, dịch bệnh… đều có thể tác động đến dòng tiền của bạn.

Bước 9 – Rà soát tổng thể: Thường xuyên rà soát tổng thể lại toàn bộ 9 bước quy trình này, để xem doanh nghiệp bạn vận dụng đến mức độ nào, chỗ nào làm tốt, chỗ nào có vấn đề, chỗ nào cần cải thiện, đặc biệt khi có vấn đề xảy ra ở một bước nào đó, bạn nên xem lại các bước trước đó. Chẳng hạn: ở bước 6 khi rà soát lại các chi phí, bạn phát hiện nhiều chi phí thừa thãi, đó có thể là hệ quả do không làm tốt bước 5 – tức kiểm soát chi tiêu chưa tốt.

Thủ thuật quản lý dòng tiền

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các thủ thuật sau để kết hợp vào quy trình chín bước trên:

1. Kiểm soát dòng tiền vào

Dòng tiền vào được hiểu là tổng số tiền mặt mà doanh nghiệp thu được từ các hoạt động kinh doanh bao gồm bán hàng, đầu tư, lãi ngân hàng… giúp doanh nghiệp trang trải chi phí hoạt động, mở rộng quy mô, đầu tư, cải tiến sản phẩm… Theo đó, để kiểm soát dòng tiền vào, trước tiên doanh nghiệp cần phải kiểm soát được các khoản phải thu và lượng hàng tồn kho.

Kiểm soát các khoản phải thu

Đôi khi để thu hút khách hàng hay vị nể đối tác, bạn quy định thời hạn khách hàng/đối tác thanh toán quá dài hay chấp nhận trễ hạn quá lâu, khiến bạn hụt mất nhiều khoản tiền mặt. Để tránh tình trạng này, bạn có thể sử dụng những chiến thuật như:

• Tăng chiết khấu nếu đối tác thanh toán sớm.
• Thiết lập mức phạt theo từng giai đoạn khi đối tác chậm thanh toán.
• Yêu cầu đặt cọc.
• Tặng voucher, ưu đãi cho các đơn hàng tiếp theo nếu đối tác thanh toán ngay.
• Chủ động theo dõi và cập nhật thường xuyên các khoản phải thu để tránh thất thoát.
• Thường xuyên nhắc nhở đối tác thanh toán đúng hạn.
• Quy định trách nhiệm thu hồi nợ cho bộ phận liên quan: Sales, Kế toán, Tài chính…
• Yêu cầu bảo lãnh thanh toán nếu giá trị giao dịch quá lớn.
• Bỏ những giao dịch ít giá trị nhưng đối tác yêu cầu thời hạn thanh toán dài.

Kiểm soát hàng tồn kho

Lượng hàng tồn quá nhiều đồng nghĩa vốn của bạn đang bị… giam hãm, chưa được giải phóng thành tiền mặt. Hơn nữa, hàng tồn quá lâu có thể hư hỏng, xuống chất, thất thoát một lượng giá trị không thể thu hồi. Hãy lưu kho tối ưu và giảm lượng hàng tồn dư thừa bằng cách biện pháp sau:

• Giảm giá khi lượng hàng tồn kho lớn và sắp hết hạn sử dụng.
• Xây dựng nhiều chương trình khuyến mại để kích cầu.
• Thường xuyên theo dõi và cập nhật, đánh giá số lượng hàng tồn kho.
• Cải thiện khả năng dự báo nhu cầu thị trường để lưu kho hợp lý.

2. Kiểm soát dòng tiền ra

Dòng tiền ra được hiểu là tổng số tiền mặt công ty chi ra cho các hoạt động kinh doanh như lương nhân viên, tiền điện, nước, mặt bằng, nguyên vật liệu… Đã là chi phí, tất nhiên phải chi ra, tuy nhiên, nên chi ra nhanh hay chậm, trong một giai đoạn nhất định nên chi ra nhiều hay ít lại là điều cần tính toán. Hãy tận dụng các phương thức bên dưới để chi trả tối ưu:

• Tận dụng tối đa điều khoản thanh toán với đối tác, không nên thanh toán quá sớm.
• Thương lượng thanh toán theo nhiều kỳ để giảm áp lực chi trả cùng một lúc.
• Xây dựng mối quan hệ thân thiết với đối tác để được ưu đãi khi thanh toán.
• Cải thiện dự báo dòng tiền vào để quyết định nên thanh toán nhiều hay ít, sớm hay chậm.

Bạn hãy nhớ trong kinh doanh, dòng tiền đứng im là dòng tiền chết. Tránh để dòng tiền bị tắc nghẽn bằng cách cân đối dòng tiền vào & dòng tiền ra; các phương thức kiểm soát trên sẽ giúp bạn triển khai tốt nguyên lý cân bằng này.

Theo: Brands Vietnam