CIMA – Quản trị nguồn thông tin & dữ liệu

Để đưa ra được những quyết định kinh doanh đúng đắn, hiệu quả & kịp thời, người đứng đầu doanh nghiệp cần nguồn thông tin kinh doanh & dữ liệu (sau đâu gọi chung là thông tin) đa chiều và chất lượng, đi từ tổng thể đến chi tiết, thông tin nội tại doanh nghiệp đến môi trường thị trường bên ngoài, từ vận hành đến chiến lược, từ thông tin tài chính đến thông tin phi tài chính, từ nguồn lực đến năng lực nội tại… Do vậy, việc quản trị thông tin đáp ứng được nhu cầu phục vụ cho quá trình ra quyết định kinh doanh là một trong những nhiệm vụ quan trọng bậc nhất của (các) bộ phận/ cá nhân hỗ trợ. 

Bàn về vấn đề này, đầu tiên, đội ngũ hỗ trợ quá trình ra quyết định kinh doanh (tạm gọi là bộ phận chức năng Tư vấn kinh doanh – Business Advising – BA) cần nhận thức sâu sắc về việc ra quyết định kinh doanh là mang tính chất sống còn cho doanh nghiệp vì người ra quyết định phải xác định được cơ hội và các rủi ro trong kinh doanh, xác định các cơ sở, tiền đề lý luận cần thiết để ra quyết định theo đó lựa chọn các phương án tối ưu cho doanh nghiệp mình. Có như vậy, đội ngũ BA mới quán triệt vai trò của thông tin bao gồm cung cấp nhận thức về các vấn đề trong quản lý kinh doanh, cung cấp dữ liệu cần thiết để xây dựng các phương án khả thi và cung cấp các giải pháp giải quyết vấn đề, điều chỉnh và sửa chữa các sai sót, lệch lạc, và đồng thời kiểm soát quá trình thực hiện. 

Từ đó, đội ngũ BA cần xác định các đối tượng và vai trò trong qui trình quản lý thông tin (ai cung cấp & từ nguồn nào, ai thu thập, ai sử dụng gì & nhu cầu như thế nào, ai phân loại, xử lý & lưu trữ) và nguồn lực khả năng cung cấp, để xây dựng qui trình và hệ thống thu thập, xử lý, và cung cấp thông tin được cấu trúc một cách khoa học, hiệu quả với phạm vi trách nhiệm phân quyền được qui định cụ thể, phù hợp. Theo đó, chất lượng thông tin phải đảm bảo đủ các tính chất: ngắn gọn, chính xác, mạch lạc, rõ ràng, đầy đủ, khách quan, bảo mật, kịp thời. Và qui trình truyền đạt thông tin quan trọng không kém chất lượng thông tin. Nếu qui trình truyền đạt thông tin không đồng nhất, không được quản lý tốt với cơ chế vận hành dễ bị nhiễu, ý nghĩ của thông tin có thể bị sai lệch từ ít đến nghiêm trọng. 

Ngày nay, đặc biệt với sự phát triển của khoa học kỹ thuật số, để nâng cao và tối ưu hiệu quả của hệ thống thông tin như mô tả sơ lược bên trên, rất nhiều công ty tập trung đầu tư thực hiện hiện đại hóa hệ thống công nghệ thông tin (Business Intelligence – BI – systems) bao gồm từ hệ thống cơ sở hạ tầng, phần mềm khai thác và xử lý thông tin, đến đầu tư đội ngũ quản lý và vận hành hệ thống. Việc này đòi hỏi nhiều nỗ lực, nguồn lực tài chính, và cả tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp từ cấu trúc tổ chức quản lý, đến lộ trình đánh giá đầu tư, xây dựng và phát triển hệ thống. Và vai trò của một Đối tác tài chính (Finance Business partnering – FBP) là rất quan trọng trong toàn bộ quá trình. 

Một FBP hiệu quả cần hiểu rõ các vấn đề nêu trên để có thể đưa ra các tư vấn mang tính đóng góp giá trị gia tăng từ việc phân tích dòng tiền tương lai của đầu tư, là những lợi ích gia tăng cân xứng với chi phí phát sinh thêm cùng các chi phí cơ hội mà không quên tính toán cân nhắc tác động của các yếu tố định tính lẫn định lượng. Bởi vì mọi nguồn thông tin trong doanh nghiệp, cuối cùng cũng sẽ thể hiện theo cách nào đó dưới góc độ tài chính, do vậy FBP (thường cũng là đại diện chính của bộ phận trong đội ngũ dự án) cần chủ động trong việc đóng góp xây dựng qui trình lưu thông thông tin (BI stack) để cùng với IT kiểm soát và tham gia xây dựng giải pháp giải quyết các rủi ro của hệ thống, đảm bảo tính liên tục và sẵn sàng vận hành của thông tin, dựa trên tiêu chí tối thiểu hóa chi phí và tối ưu hóa hoạt động. 

Ở góc độ chuyên môn của một thành viên CIMA/CGMA, và với vai trò là 1 business advisor, tôi đã hơn 1 lần được tham gia đóng góp vào chiến lược xây dựng BI system và vận hành hệ thống phân tích kinh doanh phức tạp của các doanh nghiệp lớn. Đặc biệt, trong thực tế, FBP đóng vai trò trọng yếu từ bước xây dựng mọi cấu trúc dữ liệu và báo cáo phân tích từ excel trước khi được mã hóa trên hệ thống BI, đến bước chạy thử, kiểm tra hệ thống, đóng góp cải tiến & thay đổi cho phù hợp thực tế vận hành và kiểm soát, rồi kết thúc bằng huấn luyện đào tạo, và nghiệm thu hệ thống. Vì nói cho cùng, chính FBP là bộ phận chức năng duy  nhất có thể tổng hợp thông tin đa chiều và đưa vào bức tranh phân tích kinh doanh theo yêu cầu quản lý và quá trình ra quyết định kinh doanh của doanh nghiệp, do đó nếu hệ thống BI hoạt động không hiệu quả, FBP sẽ không thể thực hiện vai trò nhiệm vụ của mình. 

Tôi đánh giá cao nội dung đào tạo bằng cách tiếp cận từ những tình huống thực tế trong nội dung thi cấp độ Quản lý điều hành của CIMA (Management Case Studies). Chính những kiến thức hấp thụ được từ chương trình, tôi đã mang lại những đóng góp giá trị được ghi nhận từ doanh nghiệp. Những năng lực này, một lần nữa, tôi cho rằng là không thể thiếu cho một FBP trong kỷ nguyên kỹ thuật số của thế kỷ 21, thế kỷ của data (dữ liệu).